MyLife Organized不完全应用手册

出处:褪墨

地址:http://www.mifengtd.cn/articles/mylife-organized-gtd-handbook-1.html

MyLife Organized(简称MLO)是一款很理想的GTD时间管理工具。它同时有PC版本和Pocket PC版本,而且还能同Outlook和MindManager进行同步,实在是很好、很强大的软件。

所以,弥缝特意邀请亚拉豪撰写了《MyLife Organized不完全应用手册》——详细地介绍了这款优秀的时间管理工具在GTD中的应用。相信对大家一定很有帮助。

“当你明白如何处理和安排事项后,你所要做的就仅仅是创建和管理列表而已。” —— David Allen, 《Getting Things Done》

开宗明义

在这本手册里,亚拉豪会向你介绍MyLife Organized (简称MLO)这款优秀的时间管理工具在GTD应用中工作流程。因为软件没有正式的中文版本,本文介绍的功能只基于MyLife Organized Professional Edition 1.91英文版。

在开始之前,亚拉豪希望你已经建立过自己的GTD系统,或者至少已经了解了GTD的基本原理和工作流程。不然的话,还请暂且打住。先去读一遍David Allen的《Getting Things Done》再回来看此文,你才能更好地体会MLO能给GTD应用带来的便利。

由于GTD的部分关键词翻译定义混乱。本文中涉及的GTD相关定义统一采用弥缝在褪墨(www.mifengtd.cn)上的定义,下面是一个简要的对照表:

GTD英文褪墨的定义
Stuff原料
Inbox收件箱
Someday/Maybe将来某时/也许
Project项目
Next Action下一步行动
Waiting For等待
Context/Place情境

更详细的GTD关键词解释请参考此文。那我们开始正文:

星期三早上八点,电脑前,该干什么?

是的,我们耐心地建立、细心地维护、苦心地改良我们的GTD系统,无非就是为了能给这个问题一个最好的答案。

那么MLO又能怎样帮助我们给出这个满意的答案呢?

星期三早上八点三十九分,坐在电脑前,亚拉豪打开MLO,检查GTD系统里的下一步任务清单(在MLO中叫做To-Do列表)。

MyLife Organized不完全应用手册 - Intro

这便是亚拉豪所有可以在今天执行的行动。行动中前缀[Prj: ×××] 表示这是某个项目中的具体步骤,而所有行动的右边显示的是此行动的截止日期。

这个列表中有一些行动,如买狗粮等是和当前的情境(电脑前)毫不相干的,于是亚拉豪通过上方的 Place 对能在电脑前能执行的任务进行过滤。

MyLife Organized不完全应用手册 - Intro 2

这样可执行的行动一下就缩小了,于是亚拉豪马上决定电邮通知KK平面设计项目的团队,在9点进行头脑风暴会议。

我想你已经发现了:在MLO中,你不需要另外再单独设定@home、@computer等情境列表。

任一时刻,只要你在MLO上有保持一个良好的GTD系统。每当你打开To-Do列表,你就能看到自己该做且现在能做的事情就已经自动地、井然有序的 排列好了。你也能很方便地查看在某个特定情境下能执行的行动,也不需再多考虑就能迅速地投入状态。一天下来,不知不觉中你便完成了原本貌似永远也无法完成 的任务。当你走在回家的路上时,你感到的不是疲惫,而是一种用言语无法表达的平静——那便是“心如止水”的境界。

心动了?那我们就来看看MLO怎样能让你的GTD系统变得更简单有效吧。

MLO界面总览

打开MLO的主界面,你会看到:

MyLife Organized不完全应用手册 - Overview

左边窗口部分有三个不同的视图可选:分别是GTD的核心——列表(Outline);我们已见过的下一步行动列表(To-Do);和情境管理器(Places)。没错,你的GTD系统中最宝贵的列表们统统会出现在这里。当中的每一条纪录,就是所谓的任务(Task)。但是在实际应用中,任务并不仅限于记录具体任务。所以,亚拉豪更倾向于把它称为条目,而条目就是你所有列表的基本元素。

当你在左边窗口选定了列表中的某个条目时,右边窗口便会显示这个条目的相关属性,总共六个方面,这在下文中将会一一涉及。除了条目名称和列表中的所在位置之外,所有关于此条目的具体信息都要在这里设置。

需要注意的是:MLO本身并没有行事历的功能。虽然你可以给中的项目设定闹铃提醒以实现日程管理功能,但亚拉豪强烈推荐你使用专门的日程管理软件 (如 Outlook、Google Calendar)来记录你所有的“固定事宜”(会议、课程、聚餐等等)。不然,即便你没把自己的列表弄得很复杂,那也会很难查找到那些特定日期的固定事 宜。

一切从原料开始 —— <Inbox>

David Allen说过:收集原料是GTD中很重要的一个环节,你要确保自己的收集工具简单快速,否则它就会严重拖累你的系统的效率。

在任何时候,只要MLO在运行,你都可以按下热键(Ctrl + Shit + M)呼唤出快速条目输入功能(Rapid Task Entry)栏:

MyLife Organized不完全应用手册 -  Rapid Task Entry

输入原料名称,也可以如图中同时输入多项原料,一行一项。之后点击“Add tasks”或“Ctrl + 回车”确认。

通过上方的 Parent… 栏,你可以设定这些条目将放入列表的哪个位置(一般就是 <Inbox> 列表)。

回到MLO主程序(Windows + Q)之后,你就能在 <Inbox> 中看到刚刚输入的原料了。

MyLife Organized不完全应用手册 - Inbox

你也可以直接在MLO主窗口中添加条目。选定 <Inbox> 列表,通过右键菜单 -> New Subtask (或快捷键Alt + Ins)来添加子条目。

不可付诸行动 —— <Someday/maybe> 列表

接下来便可以在MLO中处理这些原料了。处理每一个原料时,你都该问问自己:“这是什么?”和“这可否付诸行动?”。你要把那些不能付诸行动的原料删除、而把那些现在无法行动的原料统统放进 <Someday/maybe> 列表。

还记得之前看到的To-Do视图吗?请记住,管理MLO条目的首要原则是:确保只有有具体行动的任务在To-Do列表中显示。因为日常在参照MLO记录,决定下一步行动的时候,你要看的只是To-Do列表而已。

换句话说,对于所有不是具体行动的条目,都要设定为在To-Do列表中隐藏。<Someday/maybe> 列表中记录的是你可能会去做但不会现在去做的事情,这条记录可能就是一个个的想法而已。所以,该列表中所有的条目都不应在To-Do列表视图中出现。选择 <Someday/maybe> 列表,然后点开右边窗口中的General栏,在 Hide branch in To-Do list一项上打勾。

MyLife Organized不完全应用手册 - Hide Branch in To-do List

在这之后<Someday/maybe> 列表中所有的项目都变成了灰色,即表示它们不会出现在To-Do列表中了。

MyLife Organized不完全应用手册 - Someday/Maybe

也许你会问,<inbox>中的条目要不要隐藏呢?答案是:随你喜欢。亚拉豪个人倾向于隐藏,以免在工作中被逐渐增多的原料分散注意力。而有人则喜欢让它们出现在 To-Do列表中,以提醒自己尽早处理。你可以两者都试试,从而找出适合你的方法。

其次,如果你在 <Someday/maybe> 列表中有许多项的话,将它们分类管理会比较方便。如个人提升、朋友、职业技能等等。你也可以给必要的条目加上闹铃(Reminder)来提醒自己在将来某个时间重新审视。

MyLife Organized不完全应用手册 - Reminder

最后,<Someday/maybe> 列表中的条目,只需记下名称即可,不需要规划具体行动和细节。因为日后将它们转化为下一步行动或者项目的时候,这些都需要重新考虑,除非现在你已经想好了具体每个步骤每个细节(但日后情况有变时,你还是需要重新更改)。

可付诸行动,一步到位 —— <Next actions> 列表

所有现在可以采取行动的原料,可以分成三类:

  • 只需一步行动,少于两分钟能完成的;
  • 只需一步行动,多于两分钟才能完成的;
  • 需要多步行动的才能完成的。

第一类的应该按照两分钟定理,迅速完成它。

而第二类的,都应作为下一步行动移动到 <Next actions> 列表中:

MyLife Organized不完全应用手册 - Next Actions

这时,这个行动就出现在To-Do列表视图中了。不过你还要在右边窗口General栏的 Places中填入此行动的情境,从而便于在To-Do列表视图中有选择性地显示行动:

MyLife Organized不完全应用手册 - Context

注意:<Next actions> 这个条目本身并不是行动,要把它在To-Do视图中隐藏:

MyLife Organized不完全应用手册 - Hide Only this task in To-do List

要注意的是,这个 <Next actions> 列表和GTD中的概念略有不同。GTD书中所指的下一步行动列表上的任务,在MLO中是等同于To-Do视图列表中所有的条目(即本文中 的<Next actions> 列表内容加上<Projects>列表中的具体行动步骤)。

可付诸行动,多个步骤 —— <Projects> 列表

所有需要多个步骤才能完成的任务都属于项目,应该一律放在 <Projects> 列表中:

MyLife Organized不完全应用手册 - Projects

首先,自然是要写下希望达成的目标。在右边窗口中点开Task Note(Alt +1),填入自己对这个项目的期望成果:

MyLife Organized不完全应用手册 - Task Note

之后,在条目属性(Properties)标签中点开Project栏,勾选“This is a project”,告诉MLO这是一个项目;并且将项目状态(Status)设为“正在进行”(In Process)。随着项目具体步骤一个一个完成,下面的完成百分比也会自动增加。

MyLife Organized不完全应用手册 - This is a project

接下来就是把要完成这个项目所需的具体行动步骤添加为子条目:

MyLife Organized不完全应用手册 - subtasks

必要的话,可以给项目和具体步骤设定截止日期:在Timing and Reminder栏勾上Set due date(Alt + D),然后在Start和Due项填入开始和结束日期,或使用日历的方式设定。

MyLife Organized不完全应用手册 - Set due Date

最后你要选择是否设定这个项目的各个步骤是要依次完成的(Complete subtasks in order):

MyLife Organized不完全应用手册 - Complete subtask in order

最后,这个项目就安排好了。转到To-Do列表,能看到此项目的第一个步骤。当这个步骤完成后,MLO就会自动将下一个步骤显示出来,就这么方便。

MyLife Organized不完全应用手册 -  1st step in To-do List

等待、委派 – <Waiting for> 列表

标准GTD系统中的最后一项:<Waiting for> 列表。记录下所有你可以委派给他人去做的事情,设定好闹铃到时检查结果就可以了。

其它列表

此外,你可以根据自己的需要,添加别的列表。比如亚拉豪有一个<Everyday>列表,记录每天都要做的事情(锻炼、记单词、阅读Google Reader等):用MLO的循环功能(Recurrence,在Timing and Reminder 栏下)就能很容易地设置这样的任务。此外,一个独立的 <Shopping> 列表记录要买的东西也是很实用的。

只要你能管理得过来,要建多少个列表都可以。只是请注意:所有不是具体行动的 项目,如 <人生目标> 这样的列表,都要设定为在To-Do列表中隐藏,以确保在To-Do列表中显示的永远只有可以执行的下一步行动(Next actions)。

Places(情境)管理器

在左边窗口的Places视图里,你可以管理你所有的“情境”。一个很实用的功能是:Included places (包含地点)。比如,“公司”这个地点就能包含“电脑”、“互联网”、“写字台”等。这样当你在To-Do列表中指定“公司”这个地点时,所有包含“电 脑”、“互联网”、“写字台”这些地点的项目也会显示出来。

你的GTD系统有多安全? —— 同步,输出与备份

用PPC的朋友们有福了。MLO的PPC版本可以和PC专业版完美同步,且界面功能与 PC端的极为相似。甚至连快速输入任务的功能也不缺:将快速输入任务设置到按键上,只要一键就能快速输入任务。若是PPC有字母键盘的话,输入速度绝不逊于纸笔。

此外,你还可以将MLO装到U盘上随身携带,在别的电脑上使用。如果有需要的话,还可以将纪录打印出来。

最后,谈谈风险。亚拉豪至今还记得,带自己入门GTD系统的朋友,就在示范完他用于记录GTD的随身活页笔记本后的第二天,就不幸地把笔记本丢失 了。那时他不巧有五个新客户,十多个管理中的正在进行的设计项目,以及整整四页的 <Waiting for> 中的委派纪录。他除了E-mail 和项目相关资料之外,没有留下任何可供参考的计划纪录,更别提GTD系统的备份了。

所以亚拉豪衷心地希望,这样的事情永远不会发生在你的身上。

而MLO在这一点上就做得很好。你可以将GTD纪录备份到本机文件夹、外置硬盘、远程计算机、甚至FTP上,直接保证记录的安全。即使你的一个记忆媒介意外丢失,你也还有备份,能快速地恢复你的系统。这也能让你更信赖自己的系统

尾声

本手册只介绍了MLO上GTD工作流程的基础。如果你是个了解GTD理论、却不知如何下手的GTD初学者,MLO能够很好地引导你,帮助你一步步地 建立起一个高效有序的系统。如果你已经有了一个运行良好的纸质GTD系统,而在考虑将它转到电脑上的话,MLO绝对是一个值得尝试的选择。

希望本手册对你有所帮助,祝你的GTD越来越好。